Một trong những sai lầm thường gặp trong các văn phòng ngày nay đó là doanh nghiệp chi hàng tỷ đồng cho những không gian không vách ngăn để tăng tính kết nối, nhưng kết quả là nhân viên phải trốn vào nhà vệ sinh để nghe điện thoại, hoặc phải ra hành lang đứng vì sợ làm phiền đồng nghiệp. Đó là lúc họ nhận ra mình thiếu một không gian riêng tư như telephone booth. Hôm nay, thiekeoffice.com sẽ giúp bạn hiểu lý do tại sao cái “bốt điện thoại” nhỏ bé này lại là cứu cánh cho văn phòng hiện đại, giúp bạn tránh những sai lầm tốn kém trong bố trí không gian và tối ưu hiệu suất làm việc cho đội ngũ.
Giải Quyết Triệt Để Vấn Đề “Ô Nhiễm Tiếng Ồn” Trong Không Gian Mở
Văn phòng mở là một cái bẫy nếu bạn không biết cách cân bằng. Nhiều người quản lý than phiền rằng nhân viên của anh ấy làm việc rất kém tập trung lý do là cứ mỗi 15 phút lại có một người đứng dậy thực hiện cuộc gọi bán hàng ngay tại bàn.
Sự lầm tưởng về tính “kết nối” của văn phòng mở
Nhiều người nghĩ bỏ hết vách ngăn sẽ giúp mọi người trao đổi nhanh hơn. Thực tế, khi không có telephone booth, một cuộc điện thoại của một người sẽ trở thành “bản tin bắt buộc” cho 10 người xung quanh. Theo một nghiên cứu từ Đại học Sydney, tiếng ồn là yếu tố gây mất tập trung nhất tại công sở, làm giảm tới 15% năng suất. Bạn không thể sáng tạo hay tính toán số liệu khi bên tai là tiếng khách hàng của đồng nghiệp đang mặc cả giá.
Hệ quả của việc thiếu không gian đệm riêng tư
Thiết kế văn phòng mở gây ra một vấn đề là thiếu một nơi riêng biệt, nhân viên sẽ có hai xu hướng: hoặc là nói thật nhỏ (dẫn đến thông tin sai lệch), hoặc là “chiếm dụng” phòng họp lớn cho một cuộc gọi 5 phút. Bạn thử tính xem, một phòng họp 10 người bị chiếm bởi 1 người chỉ để nghe điện thoại cá nhân hay tư vấn khách hàng, đó là sự lãng phí diện tích và chi phí vận hành cực kỳ khủng khiếp mà ít chủ doanh nghiệp nào để ý tới.
Thiết lập telephone booth – “vùng yên lặng” tức thì
Lời khuyên đó là đừng phá bỏ văn phòng mở, mà hãy đặt vào đó những chiếc telephone booth. Hãy coi nó như một “hộp lọc âm”. Khi cần nghe điện thoại, nhân viên chỉ mất 3 giây để bước vào. Việc này tách biệt hoàn toàn tiếng ồn ra khỏi khu vực làm việc chung. Cách này đơn giản hơn nhiều so với việc xây thêm phòng tường gạch hay lắp vách ngăn kính cố định – vốn vừa tốn diện tích, vừa phá vỡ kết cấu linh hoạt của văn phòng.
Có thể bạn cần biết: Phone Booth Là Gì? Có Thực Sự Cần Thiết Cho Văn Phòng?
Bảo Mật Thông Tin Và Tôn Trọng Quyền Riêng Tư Cá Nhân
Trong thiết kế nội thất văn phòng, mình luôn nhấn mạnh một điều. Sự riêng tư là quyền lợi, không phải đặc ân. Nhiều khách hàng từng gặp rắc rối vì cuộc gọi tại chỗ ngồi. Thông tin nhạy cảm về hợp đồng có thể bị người khác nghe thấy. Các nội dung về lương bổng cũng dễ lọt tai người không liên quan. Chỉ một cuộc gọi hớ hênh cũng có thể tạo ra rủi ro lớn.
Rủi ro lộ lọt thông tin trong các cuộc gọi quan trọng
Hãy tưởng tượng bộ phận nhân sự đang trao đổi về mức lương của một ứng viên mới, hay bộ phận kinh doanh đang chốt chiết khấu với khách hàng. Nếu không có telephone booth, những con số này sẽ “bay lơ lửng” khắp phòng. Đây không chỉ là vấn đề tế nhị mà còn là rủi ro về chiến lược kinh doanh. Một không gian kín với khả năng cách âm đạt chuẩn là rào cản vật lý cần thiết để bảo vệ những bí mật này.
Tham khảo thêm: Cần Những Trang Thiết Bị Gì Khi Trong Văn Phòng Mới?
Nhu cầu giải quyết việc cá nhân trong giờ làm
Chúng ta đều là con người, ai cũng có lúc cần gọi về cho gia đình, bác sĩ hay ngân hàng. Việc bắt nhân viên phải lén lút ra cầu thang thoát hiểm để gọi điện không chỉ làm họ cảm thấy bị áp lực mà còn tạo ra văn hóa làm việc thiếu chuyên nghiệp. Phone booth cung cấp một “ốc đảo” nhỏ giúp nhân viên xử lý việc riêng nhanh chóng, kín đáo, từ đó họ sẽ quay lại làm việc với tâm thế thoải mái và tập trung hơn.
Cách chọn vị trí đặt telephone booth hợp lý
Thay vì nhét nó vào góc khuất, hãy đặt telephone booth ở những khu vực trung gian, nơi nhân viên dễ dàng tiếp cận từ bàn làm việc nhưng không quá sát khu vực cần sự yên tĩnh tuyệt đối. Một chiếc booth có hệ thống tiêu âm tốt (thường dùng bông khoáng hoặc mút trứng bên trong) sẽ đảm bảo người đứng cách 1 mét cũng không nghe thấy bạn đang nói gì. Đó chính là sự chuyên nghiệp trong thiết kế mà bạn cần hướng tới.
Tham khảo thêm: 5 Sai Lầm Khi Lắp Đặt Booth Cách Âm Dành Cho Văn Phòng
Telephone Booth Giúp Tối Ưu Hóa Diện Tích Và Chi Phí Đầu Tư Dài Hạn
Nhiều chủ doanh nghiệp khi nghe mình tư vấn lắp telephone booth thường gạt đi vì nghĩ nó đắt. Nhưng sau khi mình làm một bài toán so sánh chi phí xây dựng phòng họp nhỏ truyền thống với việc mua một chiếc booth di động, họ đều thay đổi ý định ngay lập tức.
Sai lầm khi cố gắng xây dựng phòng họp cố định
Xây phòng họp nhỏ bằng kính hoặc thạch cao cần xin phép cải tạo. Bạn còn phải làm lại điều hòa, đèn, cứu hỏa và thảm. Khi chuyển văn phòng, toàn bộ chi phí gần như mất trắng. Vì bạn không thể tháo tường rồi mang sang nơi mới. Đây là khoản “chi phí chết” nhiều doanh nghiệp trẻ thường gặp. Khi mới setup văn phòng, lỗi này rất dễ bị bỏ qua.
Tham khảo thêm: Giải Pháp Tối Ưu Âm Thanh Trong Thiết Kế Văn Phòng Mở
Tính linh hoạt của nội thất dạng module
Telephone booth hiện nay được thiết kế theo dạng module. Nghĩa là bạn có thể lắp ráp booth chỉ trong khoảng 2 tiếng. Quan trọng hơn, bạn có thể di chuyển nó đến bất cứ đâu. Tháng này, booth có thể đặt ở góc trái văn phòng. Tháng sau, khi nhân sự đông hơn, bạn đẩy sang góc phải. Hoặc bạn có thể mang booth sang trụ sở mới khi cần. Sự linh hoạt này giúp tài sản không bị khấu hao vô ích. Booth cũng dễ thích ứng với thay đổi quy mô nhân sự.
Tham khảo thêm: Nên Lựa Chọn Phone Booth Đơn Di Động Hay Cố Định Cho Văn Phòng?
Đầu tư vào chất lượng telephone booth thay vì số lượng
Thay vì xây 2 phòng họp nhỏ, hãy đầu tư 1 phòng họp trung bình và 3 chiếc telephone booth. Cách này giúp bạn phục vụ được nhiều người hơn cùng lúc trên cùng một diện tích mặt sàn. Khi chọn mua, bạn cần lưu ý các tiêu chí sau để không “tiền mất tật mang”:
- Khả năng cách âm: Phải đạt ít nhất giảm được 25-30 decibel (dB) để đảm bảo hiệu quả.
- Hệ thống thông khí: Phải có quạt hút đủ mạnh để người ngồi trong 30 phút không bị ngộp.
- Tiện ích tích hợp: Có sẵn cổng sạc USB, ổ cắm điện và đèn LED cảm biến.
- Thiết kế thẩm mỹ: Màu sắc phải đồng bộ hoặc tạo điểm nhấn cho nhận diện thương hiệu của văn phòng.
Đọc thêm: Tại Sao Office Private Phone Booth Đang Trở Thành Xu Hướng Không Thể Bỏ Qua?
Kết luận
Sau bài viết, thietkeoffice.com hi vọng bạn đã có một góc nhìn đầy đủ về sản phẩm nội thất đặc biệt này, đừng nhìn telephone booth như một món đồ xa xỉ. Hãy nhìn nó như một công cụ hiệu suất. Trong kỷ nguyên mà sự tập trung là “loại tiền tệ” đắt đỏ nhất, việc tạo ra một không gian cho phép nhân viên của bạn được yên tĩnh và riêng tư chính là cách bạn tôn trọng chất xám của họ.
