Thiết kế văn phòng là quá trình phức tạp đòi hỏi sự cân bằng giữa thẩm mỹ, chức năng, chi phí. Rất nhiều doanh nghiệp, dù lớn hay nhỏ, thường mắc phải những sai lầm nghiêm trọng trong quá trình này. Những lỗi sai đó không dừng lại ở việc mất thẩm mỹ, chúng có thể dẫn đến lãng phí ngân sách lớn, giảm hiệu suất làm việc, rủi ro pháp lý.
Việc nhận diện, tránh xa 3 nhóm sai lầm mà thietkeoffice.com đề cập dưới đây sẽ giúp bạn sở hữu một không gian làm việc lý tưởng, bền vững.
I. Sai Lầm 1 Khi Thiết Kế Văn Phòng: Bỏ Qua Trải Nghiệm Người Dùng & Văn Hóa Doanh Nghiệp
1.1. Thiết Kế Văn Phòng “Một Mẫu” Không Phù Hợp Chức Năng
Mỗi phòng ban trong công ty đều có nhu cầu làm việc khác nhau, đòi hỏi không gian chuyên biệt. Đội ngũ Sales cần khu vực yên tĩnh để gọi điện, đàm phán riêng tư, khác với đội Sáng tạo cần không gian mở. Văn phòng chỉ cung cấp bàn làm việc giống nhau cho mọi bộ phận sẽ gây giảm hiệu suất nghiêm trọng.
1.2. Phớt Lờ Bản Sắc Văn Hóa Doanh Nghiệp
Không gian làm việc là nơi thể hiện rõ nét nhất bản sắc doanh nghiệp, giá trị cốt lõi của công ty. Thiết kế văn phòng theo trào lưu, không lồng ghép màu sắc, logo. Hoặc tầm nhìn của công ty sẽ làm tổng thể thiếu sức sống. Một không gian làm việc thiếu tính cá nhân hóa dễ khiến nhân viên cảm thấy xa lạ. Thiếu sự gắn kết với công ty.
1.3. Thiếu Không Gian Chung và Khu Vực Tái Tạo Năng Lượng
Một sai lầm lớn là chỉ tập trung vào khu vực làm việc chính. Không gian làm việc cần có các khu vực nghỉ ngơi, thư giãn đúng chuẩn. Nhân viên cần những khoảng thời gian nghỉ ngắn để phục hồi năng lượng. Thiếu không gian giao tiếp xã hội sẽ cản trở sự tương tác tự nhiên giữa các đồng nghiệp. Ảnh hưởng đến tinh thần làm việc.
II. Sai Lầm 2 Khi Thiết Kế Văn Phòng: Lỗi Kỹ Thuật và Bố Trí Không Gian Mất Cân Đối
2.1. Bố Trí Hệ Thống Chiếu Sáng Không Đủ Tiêu Chuẩn
Ánh sáng là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe thị giác. Thiết kế sai lầm khi sử dụng ánh sáng quá yếu gây mỏi mắt. Hoặc ánh sáng quá chói gây lóa, đau đầu. Việc không tận dụng tối đa ánh sáng tự nhiên, lắp đặt đèn trang trí thay thế đèn chức năng ở khu vực làm việc nghiêm túc là lỗi cần tránh.
2.2. Lỗi Thiết Kế Hệ Thống Cơ Điện (M&E) Thiếu Dự Phòng
Hệ thống Cơ Điện (M&E) cần được tính toán dựa trên sự phát triển trong tương lai của công ty. Thiết kế nội thất văn phòng thiếu số lượng ổ cắm điện, cổng mạng sẽ gây gián đoạn công việc, mất thẩm mỹ khi phải lắp đặt dây nối kéo dài. Quan trọng nhất, hệ thống điều hòa, thông gió phải đảm bảo lưu lượng không khí sạch. Tránh tình trạng bí bách, ngột ngạt.
2.3. Lạm Dụng Vách Ngăn Cứng Gây Cảm Giác Bí Bách
Đặc biệt với diện tích nhỏ, việc sử dụng vách ngăn tường gạch, tường bê tông dày sẽ khiến không gian bị chia cắt vụn vặt. Điều này tạo cảm giác chật chội, giới hạn tầm nhìn, cản trở sự tương tác.
III. Sai Lầm 3 Khi Thiết Kế Văn Phòng: Quản Lý Chi Phí và Pháp Lý Lỏng Lẻo
3.1. Vượt Ngân Sách Do Dự Toán Thiết Kế Thiếu Thực Tế
Ngân sách ban đầu thường chỉ tập trung vào chi phí vật tư, nhân công. Sai lầm lớn là không dự trù chi phí quản lý dự án, chi phí phát sinh, chi phí cấp phép xây dựng. Việc thay đổi vật liệu, thiết kế liên tục trong quá trình thi công cũng là nguyên nhân chính gây đội vốn. Cần tránh chọn nhà thầu chỉ vì giá rẻ mà bỏ qua kinh nghiệm chuyên môn.
3.2. Không Xin Phép Xây Dựng (Fit Out) Với Ban Quản Lý Tòa Nhà
Đây là sai lầm pháp lý nghiêm trọng. Việc thi công mà không có giấy phép từ Ban Quản Lý Tòa Nhà có thể bị đình chỉ ngay lập tức. Hồ sơ Phòng Cháy Chữa Cháy (PCCC) phải được lập, thẩm định kỹ lưỡng, đảm bảo an toàn tuyệt đối. Thiếu sự phối hợp, giám sát chặt chẽ giữa đội thiết kế, thi công sẽ làm chậm trễ tiến độ.
3.3. Sử Dụng Vật Liệu Kém Chất Lượng Bỏ Qua Tính Bền Vững
Sử dụng vật liệu giá rẻ ngay từ đầu sẽ dẫn đến chi phí bảo trì cao hơn về lâu dài. Vật liệu kém chất lượng, không đảm bảo dễ khiến không gian làm việc xuống cấp nhanh chóng, mất thẩm mỹ chỉ sau vài năm sử dụng. Việc không đầu tư vào vật liệu cách âm tốt sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng làm việc, sự riêng tư cần thiết.
Xem thêm:
Việc thiết kế văn phòng không chỉ là sắp xếp bàn ghế. Đó là đầu tư chiến lược vào con người, hiệu suất. Bằng cách nhận biết, chủ động tránh ba nhóm sai lầm nghiêm trọng mà thietkeoffice.com đề cập trên, doanh nghiệp sẽ tạo ra một không gian làm việc chuyên nghiệp, đáp ứng tốt nhu cầu nhân viên, bền vững về mặt tài chính pháp lý.
