Sau khi lựa chọn được mặt bằng văn phòng phù hợp với định hướng phát triển, bước tiếp theo doanh nghiệp cần thực hiện chính là thiết kế thi công nội thất văn phòng. Đây là một quy trình quan trọng, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về thời gian, chi phí và nhân sự.
Trong bài viết dưới đây, thietkeoffice.com sẽ chia sẻ các kinh nghiệm thực tế trong thiết kế, thi công nội thất văn phòng cùng những lưu ý giúp quản lý tiến độ thi công hiệu quả.
Tổng Quan Về Thiết Kế Thi Công Nội Thất Văn Phòng
Thiết kế thi công nội thất văn phòng là gì?
Thiết kế thi công nội thất văn phòng là quá trình chuyển hóa ý tưởng thành không gian làm việc thực tế, đảm bảo hài hòa giữa yếu tố công năng, thẩm mỹ, ngân sách. Toàn bộ quy trình đòi hỏi đội ngũ chuyên môn về kiến trúc, kỹ thuật và thi công.
Các giai đoạn trong quy trình thiết kế thi công nội thất văn phòng chuẩn
- Khảo sát hiện trạng văn phòng: là nền tảng quan trọng để các kiến trúc sư hiểu rõ tình trạng thực tế của mặt bằng, từ đó đề xuất các phương án phù hợp. Những vấn đề như: hệ thống kỹ thuật, kết cấu sàn, ánh sáng tự nhiên hay trần tường đều sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến thiết kế văn phòng làm việc.
- Đo đạc kỹ lưỡng kích thước tại văn phòng giúp xác định vị trí đặt bàn ghế, tủ kệ, khu vực phòng họp, pantry,… Đồng thời, bước này cũng giúp khách hàng cũng như đơn vị thiết kế dễ dàng ước tính chi phí sát thực tế.
- Phác thảo ý tưởng thiết kế: kiến trúc sư bắt đầu phân chia không gian, định hình vị trí nội thất. Bản vẽ sơ bộ giúp doanh nghiệp hình dung được bố cục tổng thể
- Thiết kế concept 3D: thể hiện rõ vật liệu, màu sắc, bố cục các khu vực trong văn phòng. Đây là cơ sở để nhà thầu tiến hành thi công đúng theo phong cách đã thống nhất.
Kinh nghiệm thiết kế thi công nội thất văn phòng
- Thuê đơn vị thiết kế thi công văn phòng
Thời gian làm việc tại văn phòng chiếm phần lớn thời gian mỗi ngày. Một không gian chuyên nghiệp giúp tăng năng suất, giữ chân nhân sự hiệu quả. Đầu tư thiết kế giúp kiểm soát tốt ngân sách và tiến độ thực hiện dự án. Doanh nghiệp nên ưu tiên hợp tác cùng các công ty nội thất uy tín có kinh nghiệm triển khai thực tế.
- Nên thuê nhà thầu thiết kế thi công nội thất riêng lẻ hay trọn gói?
Các công ty cung cấp dịch vụ thiết kế & thi công trọn gói thường có quy trình thống nhất, giúp giảm thiểu rủi ro sai sót, tiết kiệm thời gian, dễ dàng xử lý các vấn đề bảo hành sau này. Chi phí thiết kế nội thất thường dao động từ 150.000đ đến 500.000đ/m² tùy diện tích. Nếu chọn gói trọn bộ, doanh nghiệp có thể được ưu đãi chi phí thiết kế ban đầu.
Các Bước Quản Lý Tiến Độ Thiết Kế Thi Công Nội Thất Hiệu Quả
Xây dựng kế hoạch chi tiết
Một bản kế hoạch thi công nội thất văn phòng chi tiết sẽ là kim chỉ nam giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ quá trình thực hiện dự án. Cần lập bảng tiến độ cụ thể, phân chia từng giai đoạn như:
- Lựa chọn, ký hợp đồng thuê mặt bằng
- Lên phương án thiết kế, phê duyệt
- Triển khai thi công phần thô và hoàn thiện
- Mua sắm & lắp đặt nội thất, thiết bị văn phòng
- Kiểm tra chất lượng, nghiệm thu sau đó bàn giao
Xác định rõ người phụ trách từng đầu việc từ phía chủ đầu tư, đơn vị thi công để đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng. Theo dõi tiến độ hàng tuần, kịp thời xử lý những vấn đề phát sinh: chậm vật tư, thay đổi bản vẽ, lỗi kỹ thuật…
Dự trù ngân sách rõ ràng
Việc dự trù chi phí kỹ lưỡng giúp doanh nghiệp chủ động trong tài chính, tránh tình trạng rót tiền vô đáy. Chia ngân sách theo từng hạng mục cụ thể, ví dụ:
- Phí thiết kế: 5–10% tổng chi phí
- Chi phí thi công phần thô và hoàn thiện: 60–70%
- Chi phí nội thất rời (bàn ghế, tủ kệ…): 10–20%
- Chi phí vận chuyển, lắp đặt, kiểm tra: 5%
- Chi phí pháp lý (giấy phép, PCCC): tùy theo quy mô
Dự phòng phát sinh từ 10–15% để ứng phó với các thay đổi như: đổi vật liệu, điều chỉnh thiết kế, kéo dài tiến độ. Thường xuyên đối chiếu ngân sách thực tế với báo giá từ nhà thầu. Điều này giúp kiểm soát chi phí minh bạch, tránh vượt ngân sách cho phép.
Có thể bạn cần: [Cập Nhật 2025] Báo Giá Thiết Kế Nội Thất Văn Phòng Mới Nhất
Dành thời gian để chuẩn bị
Nhiều doanh nghiệp chạy nước rút, khởi công quá vội vàng, dẫn đến tình trạng thiếu sót bản vẽ, thiếu vật tư hoặc thi công sai thiết kế, làm ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ, chất lượng. Hãy dành ít nhất 1–2 tháng cho công tác chuẩn bị, bao gồm:
- Phê duyệt thiết kế chi tiết
- Chốt vật liệu nội thất văn phòng và danh sách thiết bị
- Lên kế hoạch nhập vật tư, dự trù thời gian vận chuyển
Tránh thi công vào thời điểm cuối năm (tháng 11–12) vì đơn vị thi công thường quá tải đơn hàng. Giá vật tư tăng từ 5–15% do cầu cao. Nhân sự công ty dễ mất tập trung vì tâm lý nghỉ Tết. Thời điểm lý tưởng để khởi công là từ tháng 4 đến tháng 8, vừa đảm bảo tiến độ, vừa ổn định tâm lý nhân viên khi di chuyển vào văn phòng mới.
Những Lưu Ý Bạn Cần Biết Trước Khi Nghiệm Thu Thiết Kế Thi Công Văn Phòng
Xác định phong cách chủ đạo ngay từ đầu
Doanh nghiệp cần xác định các phong cách thiết kế văn phòng để đảm bảo sự đồng nhất trong không gian làm việc. Không xác định phong cách sớm có thể khiến các phòng bị rối mắt, thiếu chuyên nghiệp.
- Bạn có thể chọn phong cách hiện đại với thiết kế đơn giản, màu sắc trung tính
- Phong cách tối giản tập trung vào hình khối gọn gàng, màu sắc tối giản, giúp tăng tập trung
- Phong cách công nghiệp mang nét thô mộc, cá tính, phù hợp với doanh nghiệp sáng tạo
- Phong cách năng động, trẻ trung dùng màu sắc nổi bật, hình khối phá cách kích thích sáng tạo
Phân chia không gian hợp lý
Không gian văn phòng nên cân bằng giữa tính riêng tư và sự kết nối giữa các phòng ban. Thiết kế cần phù hợp với tính chất công việc từng bộ phận để tăng hiệu suất làm việc.
- Không gian mở: giúp tăng sự kết nối, sáng tạo. Có thể sử dụng vách ngăn lửng, bàn làm việc module hoặc cây xanh để phân chia nhẹ nhàng.
- Không gian riêng tư: nơi cần sự tập trung cao. Sử dụng phòng kính hoặc vách ngăn tiêu âm giúp cách âm mà vẫn đảm bảo ánh sáng tự nhiên.
Hãy bố trí thêm khu vực chờ, pantry, phone booth, phòng họp nhỏ để tăng tính linh hoạt cho văn phòng.
Đọc thêm tại đây: Phân Chia Không Gian Văn Phòng Hợp Lý – Bí Quyết Tối Ưu Hóa Nơi Làm Việc
Tính toán kế hoạch phát triển dài hạn
Thiết kế văn phòng không phải phục vụ hiện tại mà còn cần đáp ứng định hướng phát triển 3–5 năm tới. Doanh nghiệp nên trao đổi sớm kế hoạch mở rộng nhân sự với đơn vị thiết kế. Nếu có ý định chuyển đổi mô hình làm việc, hãy chia sẻ ngay từ đầu để có phương án phù hợp. Tính toán trước giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí cải tạo về sau. Không gian làm việc linh hoạt giúp thích nghi tốt với tốc độ phát triển của doanh nghiệp.
Thiết kế thi công nội thất là bước quan trọng khi doanh nghiệp chuyển đổi không gian làm việc. Đầu tư đúng cách giúp tối ưu chi phí, tăng hiệu quả công việc, giữ vững hình ảnh chuyên nghiệp.
Theo dõi thietkeoffice.com để cập nhật thêm nhiều xu hướng thiết kế văn phòng mới nhất và những bí quyết tối ưu chi phí thi công.
